WINTrade – mobile Auftragserfassung

Geringe Kosten, kurze Reaktionszeiten und schnell realisierbare Umsätze sind neben aktuellsten detaillierten Kundeninformationen und marktkonformen Produkten heutzutage die Schlüssel für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Für die datentechnische Integration des vor Ort agierenden Vertriebsteams in die firmeninterne IT-Umgebung bietet die Lösung WINTrade ein immenses Potenzial zur Kostensenkung bei gleichzeitiger hoher Steigerung der Effizienz und des Informationsgrades der mobilen Mitarbeiter.

Kostengünstige und allgemein handelsübliche Handhelds (auch „PDA“ (Personal Digital Assistant) oder Organizer genannt), Smartphones (Handheld mit integrierter Mobiltelefon-Funktion), Laptops oder UMPC´s (Ultra Mobile PC), Apple´s iPad oder iPhone dienen als mobile Endgeräte für den Sales- oder Key-Account-Manager im Außendienst in den Bereichen Akquisition, CRM (Costumer Relationship Management), Angebotswesen, Verkauf und Einkauf.

WINTrade ist für mobile Hardware verfügbar, die mit den Betriebssystemen iOS (Apple), Windows Mobile, oder Windows ausgerüstet sind.

Ziele:

Ausgehend von den jüngsten Entwicklungen in Bezug auf die Vielfalt und Leistungsfähigkeit kleiner mobiler Geräte und gesunkenen Kosten im Mobilfunk-Bereich wird mit der Lösung WINTrade die Möglichkeit eröffnet, vorhandene Abläufe in allen Bereichen des Außendienstes zu optimieren
Vereinfachung der Arbeit vor Ort für den mobilen Anwender
Nutzung von Informationen aus den vorhandenen stationären IT-Systemen
Abbau von Informationsdefiziten beim Außendienst vor Ort durch mobilen Datenabgleich
Aufwendiges handschriftliches Erfassen von Notizen, Berichten und Aufträgen etc. werden durch praxiserprobte einfache digitale Erfassungen ersetzt
effizientere Nutzung vorhandenen Know-hows und der verfügbaren Zeit im Außendienst

Datenabgleich:

Der Datenabgleich mit dem zur Lösung gehörenden Kommunikationsserver kann überall dort durchgeführt werden, wo ein Netzwerk zur mobilen Datenkommunikation verfügbar ist (WLAN, HSDPA/UMTS oder über USB im lokalen Netzwerk, ...). Der Abgleich erfolgt in beide Richtungen. Arbeitsergebnisse werden gesendet, aktuelle Datenbestände werden empfangen.

Eine der Stärken von WINTrade sind die äußerst kurzen Abgleichs Zeiten über Mobilfunk.

Datenabgleich

Adressen:

Die angezeigten Inhalte einer Adresseninformation können beliebiger Natur sein und werden im Detail gemeinsam mit dem Anwender definiert.

mögliche Zusatzinformationen zu Kunden in WINTrade:

Firmenanschrift
Hauptansprechpartner
Telefon, Fax und E-Mail-Adresse
Rabattstaffel-Zuordnung
Ordersatz-Kenner (Listungskennzeichen)
abweichende Rechnungs- und Lieferanschrift
Klassifizierungsmerkmale (z. B. ABC-Kennzeichen)
Kreditlimit
Gesamtumsatz
freie Notizen
Neukunden-Akquisition

Sofern entsprechende Berechtigungen existieren, können diese Daten im Organizer geändert und modifiziert werden. Alternativ gibt es die Belegart „Info an den Innendienst“. Durch die Erfassungen in dieser Rubrik werden Änderungen der Adressen nur mitgeteilt. Der Innendienst im Haus des Anwenders entscheidet über die Übernahme der Änderungen in die Stammdaten. Auf diese Weise werden sie letztlich auch im stationären IT-System (Warenwirtschaft, ERP) auf einem aktuellen Stand gehalten.

Bei der Akquisition von Neukunden erhalten diese in WINTrade zunächst automatisch eine „provisorische Debitorennummer“ um eine sofortige Auftragserfassung zu ermöglichen. Später wird diese durch den Synchronisationsvorgang mit dem Warenwirtschafts- oder ERP-System (Enterprise Ressource Planning) in eine „endgültige Kundennummer“ gewandelt wird.

Artikel / Produkte:

Ein weiterer Bereich innerhalb der Handheld-Lösung WINTrade ist die Verwaltung und lokale Speicherung großer Mengen an Artikel- und Wareninformationen.

Die Suche bzw. Identifikation in WINTrade erfolgt entweder manuell oder mittels Barcode-, integrierter Kamera (für 2D-Barcodes) oder RFID-Lesegerät. Jeder Artikel kann im Standard in WINTrade über bis zu drei Artikelnummern gefunden werden.

Lagerbestände können ebenfalls hinterlegt werden oder sind noch aktueller über eine in WINTrade initiierbare Online-Verbindung abrufbar.

CRM - Customer Relationship Management:

Getreu dem Motto „rundum gut informiert vor Ort“ und je nach bereitgestellten Informationen aus der Warenwirtschaft bietet WINTrade die Möglichkeit, dem Mitarbeiter wesentliche Kundeninformationen bereitzustellen.

Beispiele für Kunden-Informationen:

aggregierte Umsatz- und Absatzzahlen für das aktuelle Jahr und das Vorjahr
diese Umsatzzahlen gegebenenfalls gruppiert nach Produkt- bzw. Warengruppen
Besuchshistorie
Bankverbindung
Zahlungskonditionen
offene Posten (mit Fälligkeit/Überfälligkeit/Mahnstufe)
Liefer-Rückstandslisten
Preisliste des Kunden und/oder seine Staffelkonditionen
Infos zu den drei letzten Aufträgen (wann, Mengensumme, Wertsumme)
Infos zu den letzten Besuchen (sofern über WINTrade bereits über einen gewissen Zeitraum genutzt oder aus vorhandenen CRM-Daten zusammengestellt)
Kreditlimit
Zugehörigkeit zu Einkaufs- oder Bonusgemeinschaften
Ansprechpartner mit deren Kommunikationsparametern (Telefonnummer, Email, …)
abweichende Rechnungs- und/oder Lieferanschrift
Teilnahme an Roadshows- oder Messeveranstaltungen (sofern in WINTrade oder einem externen System erfasst)
ABC-Analyse-Status
Sperrkennzeichen
beim Kunden platzierte Werbeartikel/Aufsteller etc.

Zu WINTrade gehören verschiedene vertriebliche Auswertungen, die zum einen online via mobilem Gerät oder durch rechteabhängigen Zugriff auf den Kommunikationsserver genutzt werden können. Leitende Mitarbeiter haben so die Möglichkeit zu teamorientierten Auswertungen und die Kollegen im Außendienst können zeitraum- oder kundenbezogene Entwicklungen und Ergebnisse ihrer Tätigkeit verfolgen.

Erfassung:

Zu jedem vorhandenen Kunden können auf dem mobilen Gerät mit WINTrade beliebig viele Aktionen pro Kunde erfasst werden.

Standard-Arbeitsbereiche bzw. Formulare in WINTrade:

Auftrag bzw. Bestellung (Formular mit Positionserfassung und auftragsspezifischen Zusatzinformationen)
Besuchsbericht (Dokumentation von Besuchen anhand vordefinierter Auswahlkriterien und Freitext)
Info an den Innendienst (Übermittlung von Änderungen bei Adressdaten, Ansprechpartnern oder anderen Ergänzungen, ohne die Stammdaten aus der Warenwirtschaft direkt zu verändern)

Jedes Formular kann durch multimediale Elemente wie digitale Fotos oder Sprachmitteilungen ergänzt werden (in Abhängigkeit der Möglichkeiten der verwendeten Hardware).

Beispiele für weitere Formulare:

Angebote
Retouren
Tagesberichte (Reise und Umsatzdaten des Tages)
Regalumbauplanung
Umbaudokumentation
Mitarbeiterabrechnung
Reisekostenabrechnung
Gutschriften
Reparaturauftrag
Wareneingang (zB. wenn Mitarbeiter-KFZ als externes Lager geführt wird)
Lieferschein
Werbemittelbestellung
Messe-Leaderfassung
Kundenbefragung
Email an den Kunden
Aufgabenerfassung
…

Belegkopien für den Kunden:

als automatisch generiertes Fax
als automatisch generierte E-Mail mit Dokumentenanhang
über einen mobilen Drucker vor Ort

Vorteile für die Anwender:

einfache, intuitive Bedienung des Systems
geringer Supportaufwand durch zentrale Administration des Systems
geringer Schulungsaufwand
deutliche Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation
wenig Schreibarbeit für den mobilen Anwender durch standardisierte Textbausteine und Ergänzungen durch multimediale Elemente (Sprachaufzeichnungen, Fotos usw.)
durch die mobile Datenübermittlung ist die sofortige Weiterbearbeitung der Informationen gewährleistet und der zeitliche Versatz wird minimiert
leichte Anpassbarkeit von WINTrade an die Erfordernisse des Nutzers in Sachen Layout, Inhalt und Funktion
hohe Investitionssicherheit durch technologische Standards
Plattformunabhängigkeit (verwendete Betriebssysteme)
Hardware-Unabhängigkeit
Unterstützung aller marktgängigen Handhelds, Smartphones, Laptops, PCs, iPad, iPhone mit den Betriebssystemen Windows Mobile®, Windows XP® oder iOS®
geringe Hardwarekosten beeinflussen einen schnellen „return on invest“
Eingabe-Unterstützung mittels RFID-, 1D- und 2D-Barcode- oder Transponder-Lesegeräten
leichte Integration in stationäre IT-Systeme
Die vorhandene stationäre IT-Umgebung des Anwenders wird nicht verändert, sondern um zusätzliche mobile Elemente der Außendienstkommunikation und CRM (Customer Relationship Management) ergänzt
Die vorhandene Warenwirtschaft / ERP bleibt das führende System
direkte Anbindung an ein Dokument-Management-System für automatische Belegarchivierung optional möglich
durch die dynamische Anpassbarkeit von WINTrade wächst das System im Zeitablauf mit Ihren Anforderungen
kostengünstiger mobiler Datenabgleich durch sehr effiziente Datenübertragung
verschlüsselte und komprimierte Datenübertragung
Nutzung vorhandener Mobilfunkverträge
Unterstützung aller gängigen Mobilfunkstandards zur Datenkommunikation
Manuelle Erfassungen auf Papier sowie die sich anschließende innerbetriebliche Nachpflege in das stationäre IT-System entfallen
Auf Wunsch können durch dem Teamleiter oder Innendienst alle eingehenden Informationen zunächst zur Ansicht und Freigabe angezeigt werden
Das OFFLINE-Konzept ermöglicht die Nutzung großer Datenmengen von WINTrade für den Vertrieb und die Projektarbeit auch an Orten ohne Mobilfunkempfang
Unterschriften-Erfassung auf dem Display des mobilen Gerätes
Dynamische erzeugte Dokumente mit den Arbeitsergebnissen des Außendienstes werden den Kunden bei Bedarf automatisch erzeugt und dem Kunden per Mail oder Fax zur Verfügung gestellt
Interaktion mit Mail, Telefonie etc.
geocodierte Suchfunktionen (Voraussetzung: Geo-Koordinaten der Adressen sind verfügbar)

Video zu WINTrade für iPad:

Add this to your website